Óh, az Autósiskola Adminisztráció!

 

Kezdjük azzal, hogy az informatika rohamosan fejlődik, az elektronikus ügyintézés fejlesztésének törvényi szabályozása már öt éve létezik, de az autósiskolák adminisztrációja, adatszolgáltatási kötelezettsége folyamatosan nő. Ennek terhe már alig elviselhető.
Az is tény, hogy a Közlekedési Alkalmassági és Vizsgaközpont Nonprofit Kft. (KAV) rendszerébe a felvitt összes tanuló, azok összes személyes, valamint képzésükkel összefüggő adata megtalálható, amit persze az autósiskola számítógépes ügyviteli rendszerébe is rögzíteni kell. Ugyanakkor ezt az adathalmazt és a teljes képzési eseménysort nyilván kell tartani papír alapon is! Újabban pedig ezeket az adatokat a Felnőttképzési Akkreditációs Rendszerbe (FAR) is regisztrálni kell! Egyetlen tanuló személyes és egyéb adatát párhuzamosan 4-5 helyre is be kell írogatni. Ebből lesz a széttördelt, szerteágazó, ismétlődő folyamatok sokasága.

Az autósiskolák persze különféle megoldásokkal, ügyviteli rendszereken keresztül próbálják teljesíteni az egyre terhesebbé váló követelményeket, de ez még inkább bonyolítja az adminisztrációs folyamatot. Pl. az E-Titán és a KAV rendszerében rögzített adatokon és a Bizonylati albumban leírtakon kívül, ugyancsak papír alapon, belső felhasználásra is tárolni kell a tanulóval kapcsolatos dolgokat, hogy mindez adatvesztés esetén is működjön. Ha az iskola leállna ilyen problémák miatt, jönne a büntetés vagy a felfüggesztés. Tovább nehezíti a helyzetet, hogy a felnőttképzési törvény szerint a képzéssel kapcsolatos összes adatot 8 évig őrizni kell, és ez csak úgy lehetséges, ha papíron is tárolva vannak a tanuló adatai. A KAV ugyan előírja, hogy mit, mennyi ideig kell megőrizni, de ez mind semmissé vált a felnőttképzéshez való csatlakozáskor. Ezért a nagyobb iskoláknál már iszonyatos mennyiségű papírhegyek vannak, ami több ezer tanuló esetében egyre inkább kezelhetetlenné válik.

Hogyan is történik ma a tanulók jelentkezése, személyes beiratkozása, ami kb. fél- háromnegyed órába telik a tájékoztatással együtt:

 -Kb.15-20 adat felvitele KAV vagy E-titán rendszerbe,
 -Papíralapú adatlap készítése a tanulóról, belső használatra,
 -Ha van saját ügyviteli rendszer, akkor oda is mindent fel kell vezetni. (ez később is megoldható),
 -Szerződés megkötése 2 példányban,
-Tandíj befizetése,
- A tanulói adatokat ismét rögzíteni kell egy Tanuló nyilvántartóba a Bizonylati album alapján, majd később ismét ide kell beírni a KAV-tól kapott ilyen-olyan kódot. (Ezek az adatok persze mind ott vannak a KAV rendszerében névvel, adatokkal, autósiskolához rendelve, de nekünk ezt is vezetnünk kell valahol, ki, milyen megoldást talál rá.)
- E-learning tananyag megrendelése a felvitt adatok alapján az E-titánba,

A tantermi tanfolyam előkészítése:
-Elküldeni a KAV-nak a pontos tanrendet a tanfolyam elindulása előtt, majd tanfolyam elindulása után a tanulók névsorát az adataikkal. Eközben tanfolyamnapló készítése, szintén a tanulói adatok beírásával. (Az e-titán és egy-két autósiskolai ügyviteli rendszer kapcsolatban áll a KAV-val, onnét is beküldhető, illetve kinyomtatható a napló és a névsor, de ha nem, akkor mindezt ismételten kézzel kell megírni.)

-Három munkanapon belül a tanfolyam és tanuló adatait ismételten rögzíteni kell a FAR oldalán, amit már egyszer megcsináltunk a KAV-nak is.

 Az elméleti képzés befejezése után:
-Jelentkezési lap nyomtatása, e-learning esetében az E-titánból, tantermi esetében a KAV oldaláról. Minden adat és nyilatkozat leellenőrzése, aláíratása.
-Orvosi alkalmasság bekérése, ellenőrzése
-Jogosítvány, határozatok, tartózkodási engedélyek, stb. fénymásolása és csatolása, ha kell, ráírni mindegyikre, hogy az adatok megegyeznek és dátum, pecsét.

 Az elméleti jelentő elkészítése:
  -Ha van ügyviteli rendszer onnét, ha nincs, akkor kézzel.

 A sikeres elméleti vizsga után:
-Vezetési karton kiállítása rengeteg tanulói, oktatói adattal, majd a vizsgaközpontból visszaérkezett kartont, rögzíteni kell a Vezetési karton nyilvántartóba. Tanuló neve, VIB száma, vonalkódjának száma és az oktató neve, valamint a vezetési karton átvételének napja. Ha van ügyviteli rendszere az iskolának, akkor oda is.
-Gyakorlati vizsgajelentő
-Sikeres vizsga után a vezetési karton visszavételezése a nyilvántartóba.
-A honlapon negyed évenként megjeleníteni a VSM, ÁKÓ, KK számokat, miközben ez is ott van a KAV oldalán.

 Végül megjegyezzük: az Autósiskolák ugyan kiszolgáló, előkészítő és végrehajtó személyzetként működnek a KAV és a Hatóság „hátterében”, de előre, szinte soha nem tájékoztatják őket arról, hogy milyen átalakításokat, jogszabály módosításokat terveznek. Nemcsak a Tájékoztatókat és a szerződéseket nem tudják időben átírni, de még a tanulókat sem tudják megfelelően tájékoztatni a változásokról. Példa: 1 munkanappal előtte tájékoztattak bennünket a vezetői engedély egyszerűsített, automatikus kiadásának menetéről, vagy: itt állunk február elején a márciusi motorozás előtt, és semmit nem tudunk a rendelettervezet véglegesítéséről.
Többnyire, és általában és véletlenül jövünk rá a december utolsó napjaiban megjelent közlönyökből, hogy a következő évben már nem az lesz, mint volt!
Az úgynevezett továbbképzés sem előre mutató, kizárólag azt gyakoroljuk, hogy mi is volt azelőtt, és mit is csinálunk már 1-2-5 éve.
A jövőről? Nulla információ!
Feltételezzük, hogy az óriási, folyamatos változások azért is történnek, hogy életeket mentsünk az utakon, de sokkal hatékonyabb lehetne a cél elérése, ha közösen oldanánk meg a problémákat!

Óh, az Autósiskola Adminisztráció! c. anyagunk összeállításában Kopacsek Kata és Tóthné Andrea jeleskedett.